Assinatura digital — como usar
Passo a passo para enviar PDFs, acompanhar participantes, modelos, código no e-mail e verificação no OSBPulse.
O módulo Assinatura digital coleta aceite eletrônico de documentos (contratos, propostas, termos) sem sair do ERP. Quem envia trabalha nas telas do OSBPulse; quem assina abre um link único — não precisa de login.
O produto padrão é assinatura eletrônica avançada: o arquivo fica íntegro, a pessoa se identifica, o aceite fica registrado e você pode conferir depois. Não é, por padrão, certificado ICP-Brasil (e-CPF/e-CNPJ) do signatário — isso é um add-on futuro. Detalhes em Validade jurídica e Comparativo.
O que você precisa
- Módulo Assinatura digital no contrato da empresa e permissão na tela.
- Um PDF sem senha (até 15 MB).
- E-mails dos participantes.
- Envio institucional ativo na plataforma, para os convites saírem sozinhos. Sem ele, os links ainda são gerados e ficam na tela para você copiar.
Enviar um documento
- Abra Assinatura digital → Documentos para assinar.
- Crie um rascunho: título, PDF e opções (prazo, ordem, código no e-mail).
- No painel Participantes (à direita no computador, em tabela): cliente é opcional. Se escolher um cliente, cada pessoa pode vir da lista de contatos ou Não listado (e-mail e nome na hora). Sem cliente, o e-mail é sempre informado na hora. O papel é Signatário ou Testemunha.
- O rascunho abre numa aba. Opcional: posicione campos no PDF (assinatura, visto, data, nome) — clique na página e salve os campos. O campo de assinatura é o que grava o nome em itálico no arquivo.
- Clique em Gerar links. Cada participante ganha um endereço exclusivo. No computador, o documento fica à direita; dados, pessoas e links, à esquerda.
- O sistema enfileira o convite pelo e-mail institucional do Pulse. No detalhe, cada pessoa mostra se o e-mail está na fila, enviado ou se falhou.
O que o signatário vê
- Abre o link do e-mail (ou o que você copiou).
- No celular e no tablet, o PDF aparece acima; os dados e o aceite ficam abaixo. No computador, o painel da esquerda tem o documento e o formulário; o PDF ocupa o restante da tela.
- Lê o PDF, preenche os campos se houver, informa nome e CPF/CNPJ e aceita os termos. O nome aparece como prévia do traço (itálico). Se houver campo de assinatura no PDF, esse traço é gravado no arquivo ao confirmar — é a aparência visual, não um certificado ICP-Brasil.
- Assina ou recusa. Recusar não pede código no e-mail.
- Se o documento pedir confirmação por e-mail: o primeiro clique em Assinar envia o código; o segundo informa os 6 dígitos.
Se um signatário recusar, o documento é cancelado para todos. Se só uma testemunha recusar, os demais podem continuar.
Modelos
Em Assinatura digital → Modelos, grave um PDF com os papéis (signatário, testemunha) e os campos já posicionados. Usar modelo cria um rascunho: informe os e-mails e envie. Serve para contratos e termos que se repetem.
Orçamentos (CRM)
Com o módulo habilitado, Enviar para assinatura no orçamento gera o envelope PDF automaticamente. Quando todos assinam, o orçamento passa a Aceito. Sem o módulo, permanece o aceite por link em HTML.
Detalhes: Funil de vendas.
Lembretes, prazo e conferência
- Lembrete (tela ou painel): gera novos links e enfileira outro e-mail. O link anterior deixa de valer.
- Lembrete automático (ligado por padrão): depois de alguns dias sem assinatura, o sistema lembra sozinho.
- Links expiram no prazo que você definiu.
- Com o código de verificação do envelope, qualquer um confere o status em Verificar autenticidade (se a verificação pública estiver ligada).
- Documento concluído: ata de assinaturas, certificado de conclusão e, se a plataforma estiver com selo, o PDF pode ser conferido em leitores como o Adobe.
Configurações
Em Assinatura digital → Configurações: ordem sequencial padrão, validade dos links, texto dos termos, verificação pública, ata ao concluir, lembrete automático, código no e-mail (padrão desligado) e armazenamento protegido do PDF concluído. A tela também indica se o envio institucional e o selo da plataforma estão ativos.