Criar envelope para assinatura

Use Novo envelope para transformar um PDF em um documento para assinatura.

Antes de começar

• Tenha um PDF sem senha, com até 15 MB.
• Separe o título do documento e os e-mails das pessoas que participarão.
• Confirme que o módulo Assinatura digital está habilitado para a organização.

Preencher o envelope

1. Informe um Título que ajude a encontrar o documento depois.
2. Clique ou arraste o PDF para a área Arquivo PDF.
3. Defina por quantos dias os links ficarão válidos.
4. Ative Assinatura em ordem se cada participante só puder assinar depois do anterior.
5. Ative Pedir código no e-mail antes de assinar para exigir uma confirmação adicional.
6. Se necessário, informe o texto dos termos que aparecerá antes da confirmação.
7. Em Participantes, escolha um cliente para aproveitar seus contatos ou informe cada pessoa manualmente. Para cada participante, confira o nome, e-mail, papel e ordem.

Posicionar os campos no documento

Clique em Criar rascunho. O documento abre em uma nova aba, com o PDF exibido página a página.

1. Escolha o participante dono do campo (cada um tem uma cor).
2. Escolha o tipo: Assinatura, Visto, Data ou Nome.
3. Clique no ponto do documento onde o campo deve ficar.
4. Arraste o campo para ajustar a posição; puxe o canto inferior direito para mudar o tamanho.
5. Com o campo selecionado, use os botões acima dele para duplicar ou remover (ou a tecla Delete).

As alterações são salvas sozinhas — o indicador Alterações salvas aparece na barra do editor.

Se você posicionar campos, todo signatário precisa ter pelo menos um campo de Assinatura; o editor avisa quem está faltando e o envio fica bloqueado até resolver. Sem nenhum campo, o aceite fica registrado na ata de assinaturas, sem marca dentro do documento.

Enviar

Use Gerar links para criar um link individual para cada participante. Em Assinatura em ordem, só quem está na vez recebe o link; os demais recebem o convite automaticamente quando chegar a vez deles.

O rascunho ainda não significa que o documento foi enviado. O envio acontece quando os links são gerados; o status de cada convite pode ser acompanhado no detalhe do envelope.

O que o participante vê

O participante abre o link e vê o documento com os campos dele destacados. Ele clica em cada campo para preencher (Ir para o próximo campo leva ao seguinte), informa nome e CPF/CNPJ, aceita os termos e assina. Não é possível assinar deixando campo sem preencher.

Quando todos assinam, cada signatário e quem criou o envelope recebem por e-mail o documento final com a ata de assinaturas.

Boas práticas

• Revise o PDF antes de criar o rascunho; o arquivo não deve exigir senha para abrir.
• Use Testemunha somente para quem acompanhará o ato sem assinar como signatário.
• Se um contato não aparecer na lista, use Não listado e preencha o nome e o e-mail.